facebook_pixel
Comp_Volleyball_Truck_lowres for PPT

เจาะลึกเบื้องหลังโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์

ไม่ว่าจะเป็นการร่วมงานคอนเสิร์ต เพื่อฟังศิลปินคนโปรดร้องเพลงที่คุณชื่นชอบ หรือร่วมเป็นส่วนหนึ่งของผู้ชมที่คอยเชียร์นักกีฬาที่ขอบสนาม ช่วงเวลาเหล่านี้ ต่างเป็นหนึ่งในเหตุการณ์ที่น่าประทับใจและอยู่ในความทรงจำของใครหลายคน แต่ใครจะรู้ว่า เบื้องหลังการจัดงานเหล่านี้ให้เป็นไปอย่างราบรื่น บางครั้งอาจใช้เวลาในการเตรียมการเป็นปี รวมทั้งต้องอาศัยความสามัคคีและความทุ่มเทของบุคลากรมากมาย เพื่อให้งานดังกล่าวสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี

Events_Top_Header

ทั้งนี้ ในการจัดงานอีเวนท์ให้สำเร็จนั้น ขั้นตอนสำคัญขั้นตอนหนึ่งของการจัดงานคือ การขนส่งอุปกรณ์และเครื่องมือที่ใช้สำหรับจัดงาน ทั้งการขนส่งทั้งไปและกลับจากต้นทางไปยังปลายทาง ซึ่งเมื่อเป็นขั้นตอนการขนส่งสินค้า สิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึงคือ ความปลอดภัยของสินค้าและความตรงต่อเวลา ขณะที่ความท้าทายของการจัดงานอีเวนท์จะยิ่งเพิ่มมากขึ้น เมื่อสินค้าที่ใช้จัดงานแต่ละครั้งมีขนาดและรูปร่างที่แตกต่างกัน ซึ่งหมายความว่า สินค้าแต่ละชิ้นมีวิธีการจัดการและดำเนินเอกสารที่แตกต่างกันด้วยเช่นกัน ปัจจัยเหล่านี้ถือเป็นหัวใจสำคัญของงานโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์ ซึ่งต้องอาศัยบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญ และมีทักษะความชำนาญ เพื่อให้บริการจัดการขนส่งสินค้าเป็นไปอย่างราบรื่น และกุญแจสำคัญที่ทำให้งานอีเวนท์แต่ละครั้งสามารถสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี คือ ความทุ่มเทและการวางแผนปฏิบัติงานแต่ละขั้นตอนอย่างละเอียด

แม้ว่าประเภทของสินค้าและขั้นตอนการจัดการสินค้าแต่ละชิ้นจะมีความซับซ้อนและท้าทาย แต่นั่นก็เป็นเหตุผลที่ทำให้การให้บริการด้านโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์มีเสน่ห์และโดดเด่น แตกต่างจากการจัดการสินค้าประเภทอื่น ผู้ให้บริการโลจิสติกส์ที่ทำหน้าที่จัดการขนส่งสินค้าประเภทนี้ต้องมีความเข้าใจและสามารถจัดการดูแลสินค้าแต่ละประเภทได้อย่างถูกต้อง

นิตยสาร AFL ได้มีโอกาสพูดคุยกับ Mr. Derek Cassidy หัวหน้าฝ่ายงานนิทรรศการและงานอีเวนท์ บริษัท DB Schenker ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก เกี่ยวกับเบื้องหลังและมุมมองของผู้ให้บริการขนส่งสินค้าสำหรับงานอีเวนท์เหล่านี้ว่าต้องมีการเตรียมการอย่างไร และให้ความสำคัญกับปัจจัยใดบ้าง

  1. สำหรับการบริหารจัดการด้านโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์ ปัจจัยใดถือเป็นเรื่องท้าทายที่สุด
Derek Pic

Mr. Derek Cassidy หัวหน้าฝ่ายงานนิทรรศการและงานอีเวนท์

“ความท้าทายแรกคือ การมีความรู้และมีความเข้าใจที่ถูกต้อง ในส่วนของขั้นตอนการดำเนินเอกสารศุลกากรสำหรับการขนส่งสินค้าแต่ละประเภทไปยังประเทศต่างๆ ซึ่งทีมบุคลากรของเราต้องมีความรู้ความเชี่ยวชาญในเรื่องของกฎระเบียบและเอกสารสำหรับสินค้าที่นำเข้าชั่วคราว จำเป็นต้องมีการดำเนินการเอกสารค้ำประกัน (ATA Carnets) รวมทั้งใบรับรองหรือใบอนุญาตอื่น ๆ ที่จำเป็นอีกด้วย

ความท้าทายที่สองคือ วิธีการจัดการสินค้าที่ถูกต้อง เนื่องจากสินค้าแต่ละชิ้นมีขนาดและรูปร่างแตกต่างกัน และลูกค้ามักจะต้องการขั้นตอนการจัดการสินค้าที่มีความระมัดระวังมากขึ้นเป็นพิเศษ ซึ่งทีมบุคลากรของเราก็มุ่งมั่นเสนอโซลูชั่นที่ตรงความต้องการลูกค้ามากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ทั้งการจัดการด้านบรรจุภัณฑ์ การจัดเก็บสินค้าเมื่อขนส่งไปถึงประเทศปลายทาง หรือการแนะนำรูปแบบการขนส่งที่เหมาะสมที่สุด เพื่อให้สินค้าจัดส่งถึงสถานที่จัดงานได้ทันเวลา แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ การขนส่งสินค้าทุกชิ้นให้ถึงที่หมายอย่างปลอดภัย ตรงเวลา และไม่มีความเสียหายใดๆ เกิดขึ้น

ทั้งนี้ การค้นหาโซลูชั่นที่เหมาะสมที่สุดเพื่อให้ตรงกับความต้องการสูงสุด ถือเป็นเรื่องท้าทาย แต่ปัจจัยดังกล่าวเป็นสิ่งที่ทำให้งานโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์มีเอกลักษณ์และแตกต่างจากโซลูชั่นของสินค้าประเภทอื่น”

2. เนื่องจากสินค้าเหล่านี้มีความหลากหลาย และอาจต้องการขั้นตอนการจัดการที่แตกต่างกัน รบกวนอธิบายขั้นตอนการจัดการด้านโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์และการจัดแข่งขันกีฬาเพิ่มเติมได้ไหม

“การรับมือกับสินค้าที่มีความแตกต่างกันถือเป็นหัวใจหลักที่ทำให้งานโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์มีความท้าทายและทำให้งานนี้มีความน่าสนใจเป็นอย่างยิ่ง

บุคลากรของเราต้องสามารถรับมือและแก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้าได้อย่างทันท่วงที ทั้งยังต้องมีการวางแผนและสามารถหาทางออกที่ดีที่สุดได้

เรามีการปลูกฝังและฝึกฝนทักษะของทีมบริการลูกค้าของเราตั้งแต่เริ่มแรก ทีมบุคลากรของเราต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับความแตกต่างของสินค้า ขนาดของสินค้า บรรจุภัณฑ์ และปัจจัยอื่นๆ ทีมบุคลากรแต่ละทีมต้องมีการวางแผนการขนส่งสินค้าอย่างละเอียด รวมทั้งต้องศึกษาข้อมูลของเอกสารการดำเนินการศุลกากร ขั้นตอนบรรจุภัณฑ์และขั้นตอนการจัดการสินค้าที่เหมาะสม ขั้นตอนการจัดเตรียมงาน การจัดหาสถานที่จัดเก็บสินค้าหากจำเป็น รวมทั้งการจัดการขนส่งสินค้าไปถึงสถานที่จัดงานให้ได้ราบรื่นอีกด้วย

ถึงกระนั้น ในบางครั้งเราก็อาจมีข้อมูลที่จำกัด รวมทั้งลูกค้าแต่ละรายยังให้ความสำคัญกับปัจจัยแต่ละอย่างต่างกัน และมีความเข้าใจโลจิสติกส์ในมุมมองที่ไม่เหมือนกันอีกด้วย บุคลากรของเราต้องสามารถรับมือและแก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้าได้อย่างทันท่วงที ทั้งยังต้องมีการวางแผนและสามารถหาทางออกที่ดีที่สุดได้ หากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันที่ส่งผลให้การขนส่งสินค้าล่าช้า หรือมีเหตุขัดข้องที่ทำให้ไม่สามารถปฏิบัติงานได้ตรงตามแผนที่วางไว้ หัวใจสำคัญของโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์คือ ความละเอียดและการไตร่ตรองทุกขั้นตอนอย่างถี่ถ้วน การบริหารจัดการแผนงานอย่างละเอียดเพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น เช่น ลำดับขั้นตอนของสินค้าที่ทำการขนส่ง การบริหารจัดการการขนส่ง รวมทั้งความสามารถในการตอบสนองความต้องการอื่นๆ หากลูกค้าหรือผู้จัดการงานร้องขอเพิ่มเติม เพื่อช่วยให้งานอีเวนท์นั้นประสบความสำเร็จ”

DBSchenker_CeMAT_002-X2

3. เมื่อลูกค้าติดต่อขอรับบริการจากเรา ส่วนใหญ่แล้ว ลูกค้ามักให้ความสำคัญกับปัจจัยใดมากที่สุด

“ลูกค้าแต่ละรายจะให้ความสำคัญและมีความคาดหวังต่างกัน อย่างไรก็ตาม ปัจจัยสำคัญที่ลูกค้าส่วนใหญ่มักให้ความสำคัญมากที่สุด คือ ‘การขนส่งตรงเวลา ด้วยวิธีการขนส่งด้วยงบประมาณที่คุ้มค่าที่สุด’ ซึ่งส่วนสำคัญที่ทำให้เราประสบความสำเร็จคือ การมีทีมบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถจากเครือข่ายทั่วโลกที่ครอบคลุม คอยให้คำแนะนำในการจัดการสินค้าอย่างปลอดภัย ไปจนถึงส่วนของการจัดเตรียมเอกสาร การทำประกัน และการดำเนินพิธีการศุลกากร ไปจนถึงความสามารถในการติดตามสถานะสินค้า ความสามารถในการปฏิบัติงานให้ตรงตามแผนงานที่วางไว้ภายในงบประมาณที่กำหนด ถือเป็นปัจจัยแรกที่ลูกค้าให้ความสำคัญสูงสุด นอกจากนี้ เรายังต้องคำนึงถึงความปลอดภัยของสินค้าด้วย

ทั้งนี้ เพื่อให้ปฏิบัติการให้ตรงปัจจัยที่สำคัญทั้งสามประการดังกล่าว ต้องอาศัยความสามารถในการบริหารจัดการและความสามารถในการรับมือกับความเปลี่ยนแปลง ซึ่งสิ่งหนึ่งที่ถือเป็นข้อดีของเราคือ การมีเครือข่ายที่ครอบคลุมทั่วโลกของ Schenker ทำให้ลูกค้าได้รับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญได้อย่างครอบคลุม ไม่ว่าจะจัดงานอีเวนท์ขึ้นที่ไหนก็ตาม โดยการดำเนินการของเราจะมีบุคคลภายนอกเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องด้วยค่อนข้างน้อย ช่วยให้ลูกค้าสามารถวางใจได้ในคุณภาพของการบริการและคำแนะนำด้านโลจิสติกส์ของเรา ไม่ว่าจะเป็นการจัดงานอีเวนท์ขึ้น ณ ที่ใดบนโลกก็ตาม

ความสามารถในการปฏิบัติงานให้ตรงตามแผนงานที่วางไว้ภายในงบประมาณที่กำหนด ถือเป็นปัจจัยแรกที่ลูกค้าให้ความสำคัญสูงสุด นอกจากนี้ เรายังต้องคำนึงถึงความปลอดภัยของสินค้าด้วย

นอกจากนี้ ลูกค้ายังได้รับประโยชน์จากการปฏิบัติงานของเราที่เรียกว่า ‘Global Know How, Local Expertise’ อีกด้วย DB Schenker มีความภาคภูมิใจอย่างยิ่ง ที่เรามีบุคลากรที่มีความรู้และความเชี่ยวชาญระดับโลกในแขนงต่างๆ และมีผู้เชี่ยวชาญประจำท้องถิ่น ทำให้เรามีบุคลากรที่มีความชำนาญมากมายทั่วโลก และสามารถผสานวิธีการทำงานต่างๆ จากบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญและมีประสบการณ์เหล่านี้ได้ รวมทั้งยังสามารถนำไปเป็นแนวทางและชี้แนะองค์กรในระดับท้องถิ่นของเราได้ด้วย สิ่งที่เราต้องการอธิบายคือ หากเราประสบความสำเร็จอย่างมากในการจัดงานอีเวนท์ประเภทยานยนต์ในประเทศเยอรมนี เมื่อมีการจัดอีเวนท์ลักษณะเดียวกันในประเทศไทย เราก็สามารถนำทีมผู้เชี่ยวชาญจากเยอรมนี มาให้ความรู้และฝึกฝนทักษะให้กับบุคลากรในประเทศไทยได้ โดยปรับใช้โซลูชั่นและวิธีการปฏิบัติงานในทำนองเดียวกัน ซึ่งการมีผู้เชี่ยวชาญจากทั่วทุกมุมโลกของเรา ทำให้ไม่ว่าจะมีงานอีเวนท์ที่ใหญ่ขนาดไหน เราก็มีบุคลากรที่พร้อมแบ่งปันความรู้และช่วยเหลือกันและกันได้”

fairs_events_new_truck

4. จากมุมมองของคุณ ปัจจัยใดถือว่ามีความสำคัญที่สุดที่ทำให้งานโลจิสติกส์สำหรับอีเวนท์ประสบความสำเร็จ

“เราเชื่อว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ ความสามารถในการขนส่งสินค้าถึงที่หมายตรงตามเวลาที่กำหนด โดยการที่เราจะสามารถขนส่งสินค้าถึงสถานที่จัดแสดงได้ทันเวลานั้น ต้องอาศัยการวางแผนงานที่มีประสิทธิภาพ เริ่มตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนว่าต้องทำการขนส่งสินค้าเมื่อไหร่ สินค้าจะขนส่งถึงตอนไหน ศึกษาข้อมูลเรื่องเอกสารพิธีการศุลกากรในประเทศปลายทาง และการจัดทีมบุคลากรที่มีความรู้ ซึ่งสามารถรับมือและแก้ไขเหตุการณ์เฉพาะหน้าได้หากเกิดเหตุขัดข้อง โดยในส่วนของการวางแผน เราต้องมองละเอียดถึงความเป็นไปได้หรือความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการขนส่ง ซึ่งในส่วนนี้ ต้องอาศัยประสบการณ์และการติดต่อสื่อสารกับทางภาครัฐ เจ้าของงานอีเวนท์ ผู้จัดงาน และพันธมิตรที่ไว้วางใจได้ของเรา โดยเราต้องเข้าใจขั้นตอนพิธีการศุลกากร ความต้องการและปัจจัยต่างๆ ของงานอีเวนท์ในแต่ละครั้ง ต้องศึกษารายละเอียดทุกอย่างอย่างถี่ถ้วน เพื่อให้มั่นใจว่า ขั้นตอนการทำงานทุกอย่างจะเป็นไปอย่างราบรื่นและไร้อุปสรรค”

5. คุณช่วยยกตัวอย่างประสบการณ์การให้บริการที่มีความท้าทายมากที่สุดให้เราฟังได้ไหม

“Schenker ได้มีโอกาสเป็นส่วนหนึ่งของการจัดงานแข่งขันกีฬาโอลิมปิก และ งานแข่งขันฟุตบอลโลก (FIFA World Cup ทั้งอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ โดยเมื่อประเมินจากขนาดและหน้าที่ในส่วนงานที่มีขนาดค่อนข้างใหญ่และสำคัญแล้ว เราต้องวางแผนการทำงานล่วงหน้า ซึ่งรวมถึงการหาบุคลากรและฝึกฝนทักษะบุคลากรจำนวนมากด้วย เราต้องรวบรวมบุคลากรที่มีประสบการณ์ เพื่อเข้ามาดูแลกระบวนการขนส่งทั้งหมด และโดยเนื้องานแล้ว หมายความว่า เมื่อจัดงานเสร็จครั้งหนึ่ง เราต้องเว้นจากการจัดงานเดียวกันไปอีกสองปี แต่ด้วยความพร้อมของบุคลากร รวมทั้งความกระตือรือร้นและทุ่มเทของทุกฝ่าย ทำให้งานประสบความสำเร็จเป็นอย่างยิ่ง”

maxresdefault

6. คุณมองว่า แนวโน้มของการจัดการแข่งขันกีฬาและอีเวนท์ในทวีปเอเชียเป็นอย่างไร

“งานแข่งขันกีฬาในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกมีแนวโน้มที่เพิ่มสูงขึ้นอีกมาก โดยเราได้ทำการลงทุนเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการปฏิบัติงานในการแข่งขันฟุตบอลในประเทศจีน รวมทั้งการแข่งขันกีฬาโอลิมปิกอีกสามงานที่จะจัดขึ้นในทวีปเอเชียในอนาคต ได้แก่  การแข่งขันโอลิมปิกฤดูหนาว ในเมือง Pyeongchang ประเทศเกาหลี จัดขึ้นในปี 2018, การแข่งขันโอลิมปิกฤดูร้อน ที่กรุง Tokyo ประเทศญี่ปุ่น ซึ่งจะจัดขึ้นในปี 2020 and การแข่งขันโอลิมปิกฤดูหนาว ในเมือง Beijing ประเทศจีน ที่จะจัดขึ้นในปี 2022 ซึ่งมีแนวโน้มว่าเราจะลงทุนในส่วนนี้อย่างต่อเนื่อง เพราะเรามองว่า การให้บริการด้านโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์จะมีบทบาทสำคัญและมีแนวโน้มที่จะเติบโตอย่างมาก

แม้ว่าประสบการณ์และความรู้ในเรื่องของโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์จะเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจเรา แต่ผมคิดว่าในอนาคต การปรับตัวเข้าสู่ยุคดิจิตอลก็จะมีบทบาทสำคัญเช่นกัน

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าประสบการณ์และความรู้ในเรื่องของโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์จะเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจเรา แต่ผมคิดว่าในอนาคต การปรับตัวเข้าสู่ยุคดิจิตอลก็จะมีบทบาทสำคัญเช่นกัน ซึ่งปัจจุบัน เราได้มีการลงทุนในส่วนนี้เป็นอย่างมากเช่นกัน เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า เมื่อมีแนวโน้มความต้องการบริการในส่วนนี้มากขึ้น ลูกค้าของเราก็จะมองหาบริการเพิ่มมูลค่าต่างๆ เพิ่มเติมอีกเช่นกัน ผมมองว่า ถึงตอนนั้น ประสบการณ์และความรู้ความเข้าใจที่เรามีในอุตสาหกรรมฯ จะมีเข้ามามีบทบาทสำคัญเป็นอย่างมาก”

กด Add เลย เพื่อรับข่าวสารด่วนๆ ด้านการขนส่งสินค้าทางอากาศและโลจิสติกส์ หรือติดตามข่าวสารได้ที่ @airfreight (อย่าลืมใส่เครื่องหมาย @ ด้วยนะ)

เพิ่มเพื่อน