ปิดทองหลังเวที! กะเทาะเบื้องหลังการจัดคอนเสิร์ต กับความท้าทายในการขนส่งอุปกรณ์การแสดง

ขณะที่ผู้คนให้ความสนใจกับงานเบื้องหน้าของงานแสดงคอนเสิร์ต ไม่ว่าจะเป็นความยิ่งใหญ่อลังการของการแสดง ลักษณะการจัดงาน เพลง ดนตรี ระบบแสงสีเสียง หรือแม้กระทั่งช่วงเวลาดีๆ ระหว่างศิลปินและแฟนคลับ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่หลายคนอาจไม่ทราบก็คือกว่าจะเป็นคอนเสิร์ตที่ใครต่อใครได้ชื่นชม เบื้องหลังการทำงานนั้นต้องมีการจัดเตรียมความพร้อมอย่างไร ผู้จัดงานและผู้ให้บริการจัดการขนส่งอุปกรณ์ที่ใช้ในการแสดงคอนเสิร์ตจะต้องปฏิบัติงานแข่งกับเวลาและความท้าทายอะไรบ้าง

ธุรกิจโลจิสติกส์และบริการรับจัดการขนส่งสินค้าสำหรับงานแสดงคอนเสิร์ต ครอบคลุมถึงบริการด้านโลจิสติกส์ทุกรูปแบบที่ช่วยสนับสนุนให้การจัดงานคอนเสิร์ตแต่ละครั้งสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี การวางแผนปฏิบัติการในแต่ละขั้นตอนจำเป็นต้องอาศัยความแม่นยำและการบริหารงานด้วยทีมงานมากประสบการณ์ แม้ว่าบางอีเวนท์อาจมีระยะเวลาเป็นปีสำหรับการวางแผนงาน แต่ในขั้นตอนการปฏิบัติการบางครั้งอาจมีระยะเวลาการปฏิบัติการที่กระชั้นชิดเป็นอย่างมาก

ทั้งนี้ หนึ่งในขั้นตอนสำคัญของการจัดคอนเสิร์ตคือ การขนส่งอุปกรณ์และเครื่องมือที่ใช้สำหรับจัดงาน ทั้งการขนส่งไปและกลับ โดยสิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึงในขั้นตอนขนส่งสินค้าก็คือ ความปลอดภัยและความตรงต่อเวลา ขณะที่ความท้าทายของการจัดงานคอนเสิร์ตจะยิ่งเพิ่มมากขึ้น เมื่อต้องแข่งกับเวลาที่กระชั้นชิด รวมถึงการจัดการเอกสารสำหรับเครื่องดนตรีต่างๆ ที่ถือเป็นอุปกรณ์เฉพาะทาง ตลอดจนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากที่จำเป็นสำหรับการจัดแสดงคอนเสิร์ต

AFL ได้รับเกียรติจาก คุณสุวิชา บุญเต็ม ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการสนามบิน บริษัท Trans Air Cargo และคุณพสุ อุณหะนันทน์ ประธานเจ้าหน้าที่การพาณิชย์ บริษัท CTI Logistics มาร่วมแบ่งปันประสบการณ์เกี่ยวกับการขนส่งสินค้าสำหรับธุรกิจโลจิสติกส์ด้านการรับจัดการขนส่งสินค้าสำหรับงานอีเวนท์ประเภทงานแสดงคอนเสิร์ต ว่าจะมีการเตรียมการอย่างไร แนวทางของตลาดเป็นอย่างไร และการให้บริการจัดการขนส่งสินค้ามีความท้าทายอะไรบ้าง

Papers Please

สิ่งที่ทำให้บริการโลจิสติกส์สำหรับการจัดงานแสดงคอนเสิร์ตมีความพิเศษและแตกต่างจากบริการโลจิสติกส์ประเภทอื่นๆ มีอยู่หลากหลายปัจจัย อาทิ การจัดการเอกสาร การวางแผน ปฏิบัติการ และบรรจุภัณฑ์สินค้าที่ทำการขนส่ง

สำหรับการจัดการด้านเอกสารสำหรับการจัดการขนส่งสินค้าเพื่อการแสดงคอนเสิร์ตนั้น เอกสารที่มีความสำคัญเป็นอย่างมากก็คือ เอกสารค้ำประกัน เอ.ที.เอ คาร์เนท์ (A.T.A. CARNET) ซึ่งเป็น การดำเนินการจัดการเอกสารศุลกากรระหว่างประเทศที่ใช้ในการผ่านพิธีการศุลกากรแทนใบขนส่งสินค้าขาเข้าและขาออกจากประเทศ อีกทั้งยังเป็นเอกสารค้ำประกันค่าภาษีอากรสำหรับสินค้าที่นำเข้ามาชั่วคราวโดยได้รับการยกเว้นอากรภายใต้อนุสัญญา เอ.ที.เอ คาร์เนท์ ที่ค้ำประกันโดยสภาหอการค้าแห่งประเทศไทย ซึ่งมีความจำเป็นอย่างมากสำหรับการขนส่งอุปกรณ์หลายๆ ชนิดที่ใช้ในการจัดแสดงคอนเสิร์ต

“เอกสารค้ำประกัน เอ.ที.เอ คาร์เนท์ มีความสำคัญอย่างมากต่อการจัดการขนส่งสินค้าสำหรับอีเวนท์ประเภทคอนเสิร์ต ดังนั้น การจัดการเอกสารจึงต้องอาศัยความละเอียดและความรอบคอบสูง การกรอกรายละเอียดของสินค้าต่างๆ จะต้องมีความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด อีกทั้ง การจัดการด้านโลจิสติกส์สำหรับงานคอนเสิร์ต เป็นงานที่ต้องเผชิญกับแรงกดดันตลอดเวลา ดังนั้น บุคลากรที่เป็นผู้ดำเนินการควรมีทั้งประสบการณ์และความละเอียดรอบคอบ เพื่อที่จะทำหน้าที่ในการจัดการความท้าทายต่างๆ และส่งมอบโซลูชั่นที่ดีที่สุดให้แก่ลูกค้า แม้จะมีระยะเวลาดำเนินการที่จำกัด” คุณพสุ กล่าว

อีกหนึ่งความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับเอกสารค้ำประกัน เอ.ที.เอ คาร์เนท์ ก็คือ ข้อตกลงในอนุสัญญา เอ.ที.เอ คาร์เนท์ มีเนื้อหาแตกต่างกันในแต่ละประเทศ ดังนั้น สำหรับการนำเข้าอุปกรณ์คอนเสิร์ตจากบางประเทศอาจมีข้อจำกัดและความท้าทายในการจัดการเอกสารต่างๆ มากกว่าประเทศอื่นๆ

ยิ่งไปกว่านั้น ความท้าทายในการจัดการเอกสารจะยิ่งทวีความซับซ้อนมากขึ้น หากศิลปินแจ้งความประสงค์ที่จะนำเข้าเครื่องดนตรีด้วยตนเอง เนื่องจากการจัดการเอกสารจำเป็นต้องคงมาตรฐานความละเอียดเช่นเดียวกัน ดังนั้น ผู้ให้บริการจะร่วมประสานงานกับทีมงานผู้จัดคอนเสิร์ตเพื่อขอทราบข้อมูลสินค้าทุกชิ้นที่จะดำเนินการขนส่ง รวมถึงรายละเอียดเครื่องดนตรีเฉพาะทางต่างๆ เพื่อให้สามารถชี้แจงรายละเอียดสินค้าทุกชิ้น เพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการดำเนินการพิธีการศุลกากรต่อไป

“การที่เราทราบรายละเอียดของสินค้าโดยละเอียด จะช่วยให้เราสามารถวางแผนปฏิบัติการได้อย่างเหมาะสม เช่น สินค้ามีจำนวนเท่าไหร่ ควรขนส่งอย่างไร จำเป็นต้องใช้เครื่องมืออุปกรณ์พิเศษ หรือการวางแผนการใช้รถบรรทุกกี่คัน ดังนั้น บริษัทฯ จำเป็นต้องทราบรายละเอียดเกี่ยวกับอุปกรณ์และเครื่องดนตรีทุกชิ้นว่า อุปกรณ์ที่อยู่ภายใต้อนุสัญญา เอ.ที.เอ คาร์เนท์ หรือเครื่องมือจะมีจำนวนหีบห่อและขนาดของหีบห่อทั้งหมด เพื่อให้สามารถจัดเตรียมเอกสารและดำเนินการได้อย่างถูกต้อง ซึ่งจะส่งผลให้การปฏิบัติการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ” คุณสุวิชา กล่าว

Unique Shipments

การขนส่งสินค้าและอุปกรณ์สำหรับการจัดแสดงคอนเสิร์ต ซึ่งเป็นอุปกรณ์ที่มีราคาสูง อีกทั้งยังมีความอ่อนไหวต่อแรงกระแทก ดังนั้น อุปกรณ์เหล่านี้จึงมักจะต้องมีการจัดทำหรือเลือกใช้บรรจุภัณฑ์ที่มีความพิเศษเฉพาะ แตกต่างจากการจัดการขนส่งสินค้าทั่วไป โดยคุณสุวิชาระบุว่า “อุปกรณ์ต่างๆ สำหรับการจัดแสดงคอนเสิร์ตจำเป็นต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษ สินค้าจะต้องได้รับการบรรจุในกล่องกันกระแทก ซึ่งภายในบรรจุโฟมกันกระแทกชนิดหนา อีกทั้ง อุปกรณ์บางประเภทยังจำเป็นต้องใช้บรรจุภัณฑ์พิเศษที่ต้องสั่งทำขึ้นใหม่โดยเฉพาะ เนื่องจากอุปกรณ์โดยส่วนใหญ่เป็นสินค้าที่มีมูลค่าสูง จึงจำเป็นต้องได้รับการจัดเก็บในบรรจุภัณฑ์ชนิดพิเศษที่สามารถรับรองความปลอดภัยของสินค้าได้”

นอกจากนี้ การจัดคอนเสิร์ตบางประเภทอาจจำเป็นต้องมีอุปกรณ์ช่วยยก เช่น เครน เข้าร่วมด้วย เนื่องจากสินค้าสำหรับการจัดแสดงมีขนาดใหญ่และมีน้ำหนักมาก ยกตัวอย่างเช่น โครงเหล็กประกอบฉากหรืออุปกรณ์ประกอบฉากอื่นๆ

Expect the Unexpected

นอกเหนือจากความท้าทายจากการจัดการเอกสารและการบรรจุภัณฑ์แบบพิเศษ การให้บริการโลจิสติกส์สำหรับงานแสดงคอนเสิร์ตยังมีความท้าทายอื่นๆ ร่วมด้วย ไม่ว่าจะเป็นระยะเวลาการปฏิบัติการที่เร่งรัด คำร้องขอเพิ่มเติมจากศิลปิน รวมไปถึงคอนเซ็ปต์และขนาดของคอนเสิร์ต ดังนั้น ผู้ให้บริการโลจิสติกส์ประเภทนี้จึงมีความจำเป็นต้องมีทั้งความยืดหยุ่น และผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางในการจัดการดูแลชิปเมนท์ เพื่อให้การวางแผนปฏิบัติการเป็นไปอย่างราบรื่น

คุณพสุ กล่าวว่า “การจัดแสดงคอนเสิร์ตของศิลปินที่มีแนวเพลงเดียวกันหรือวางคอนเซ็ปต์งานที่ใกล้เคียงกัน ไม่ได้หมายความว่าเราจะสามารถเลือกใช้โซลูชั่นหรือแผนงานแบบเดียว กันได้ทุกครั้งเสมอไป จากประสบการณ์ในอุตสาหกรรมฯ ทำให้เราทราบดีว่ากลยุทธ์การให้บริการในแต่ละครั้งอาจแตกต่างกันออกไปอย่างสิ้นเชิง เช่น ในการจัดคอนเสิร์ตของศิลปินเพลงป็อปชื่อดัง บริษัทฯ เลือกใช้บริการเครื่องบินขนส่งสินค้า Boeing 747 จำนวนสองลำ ในการขนส่งอุปกรณ์ ในขณะที่อุปกรณ์สำหรับคอนเสิร์ตของศิลปินเพลงป็อปอีกคน อาจใช้เครื่องบินขนส่งสินค้า Boeing 747 ถึงสามลำ เพื่อขนส่งอุปกรณ์ในการจัดแสดงทั้งหมด ขณะเดียวกันศิลปินบางคนอาจเลือกที่จะไม่ขนส่งอุปกรณ์ที่มีขนาดใหญ่และมีน้ำหนักมาก แต่ให้ทางเราเป็นผู้จัดหาและเช่าเครื่องดนตรี เครื่องมือ และอุปกรณ์นั้นๆ ภายในประเทศไทยแทน โดยศิลปินจะระบุรุ่นที่เขาต้องการอย่างละเอียด จากนั้นเราจะทำหน้าที่ในการจัดหาและจัดส่งสินค้าตามความต้องการของลูกค้า”

นอกจากนี้ ด้วยข้อจำกัดทางด้านตารางเวลาของศิลปิน รวมถึงข้อจำกัดของสถานที่จัดแสดงที่มีกฎระเบียบแตกต่างกัน ทุกขั้นตอนจะต้องดำเนินการอย่างละเอียดรอบคอบ ภายใต้ระยะเวลาอันรวดเร็ว โดยปราศจากข้อผิดพลาดทุกครั้ง “สถานที่จัดงานคอนเสิร์ตต่างๆ มีกฎระเบียบที่แตกต่างกัน บางแห่งระบุเวลาเฉพาะเจาะจงว่าสามารถขนส่งสินค้าเข้าอาคารจัดแสดงได้ในเวลาใด ต้องใช้เส้นทางหรือประตูใดบ้าง ในทำนองเดียวกัน การเข้ารับสินค้าจากลูกค้าเพื่อส่งต่อไปยังสถานที่จัดแสดงแห่งต่อไปของทัวร์คอนเสิร์ตก็จะมีการระบุเวลาและสถานที่ในการขนย้ายสินค้าไว้อย่างชัดเจนเช่นกัน ดังนั้น การคำนึงถึงข้อจำกัดของสถานที่จัดแสดงจึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง” คุณสุวิชา กล่าว

บริการโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์ประเภทงานแสดงคอนเสิร์ตเป็นการให้บริการที่ต้องแข่งขันกับเวลา อีกทั้งยังต้องการความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ และความยืดหยุ่นของทีมงานที่สามารถแก้ไขสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว และปฏิบัติงานทุกขั้นตอนด้วยความละเอียดสม่ำเสมอ เพราะทีมงานมากประสบการณ์ที่มีความเข้าใจลักษณะของงาน และสามารถบริหารจัดการสินค้าแต่ละประเภทได้อย่างถูกต้อง จะช่วยให้บริการโลจิสติกส์สำหรับงานอีเวนท์ประเภทงานแสดงคอนเสิร์ตบรรลุประสิทธิภาพสูงสุด

Published on Airfreight Logistics magazine: October 2018